Mejora la experiencia de tus asistentes desde el primer segundo con un sistema moderno de control de visitantes
Organizar un evento exitoso ya no depende solo de los ponentes o del contenido. Hoy, la experiencia desde la entrada es lo que marca la diferencia entre un evento bien recordado y uno lleno de frustraciones.
¿Te ha pasado que las personas llegan emocionadas a un congreso... y lo primero que encuentran es una fila interminable para registrarse? Esa mala impresión puede afectar todo lo demás. Pero hay una solución sencilla, moderna y eficaz: el acceso QR y el registro digital.
Aquí te explicaremos cómo funciona esta tecnología y por qué es el mejor aliado de los eventos masivos.
Filas, desorganización y estrés en el ingreso
Los eventos masivos presentan grandes desafíos logísticos, especialmente en el área de recepción. Aquí algunas situaciones comunes:
- Listas impresas o mal sincronizadas
- Personal insuficiente o desorganizado
- Largas esperas que generan enojo y retrasos
- Pérdida de tiempo para el staff
- Riesgos de seguridad por falta de control real
Estas situaciones se dan porque muchos eventos siguen utilizando métodos obsoletos como el clásico libro de visitas, poco ágil y fácil de manipular.
La digitalización de procesos y acceso controlado
Gracias a la digitalización de procesos, hoy existen herramientas que permiten eliminar estas ineficiencias. Con un sistema digitalizado, puedes contar con un flujo de entrada optimizado desde el pre-registro hasta el ingreso físico del asistente.
¿Cómo funciona?
1.- Registro previo en línea
El visitante se registra desde su casa o celular, recibe su código QR personalizado.
2.- Ingreso con kiosco digital o lector QR
Al llegar al evento, simplemente escanea su código en un kiosco digital. En segundos, su pase queda validado.
3.- Impresión automática del gafete (opcional)
Algunos eventos integran impresoras para que el asistente reciba su gafete personalizado en el momento.
4.- Notificación al equipo organizador
El sistema de control de visitantes informa al equipo de que el asistente ha ingresado
.
Ventajas de usar acceso QR y registro digital en tus eventos
1. Mayor seguridad y control de visitantes
Cada ingreso queda registrado digitalmente, con hora, nombre y propósito. Ideal para auditorías y trazabilidad.
2. Menos filas, más fluidez
Elimina los cuellos de botella desde el inicio. Un ingreso toma menos de 10 segundos por asistente.
3. Datos en tiempo real
Puedes visualizar cuántas personas han ingresado, qué zonas visitan y exportar reportes en segundos.
4. Ahorro en personal y recursos
Menos personas dedicadas al registro manual. Más eficiencia con un software de control de acceso automatizado.
5. Imagen innovadora
Desde el primer contacto, tu evento se percibe como moderno, organizado y eficiente.
¿Qué herramientas ofrece Ordil para lograr esto?
Ordil es un sistema integral de registro de visitas y control de acceso, diseñado para adaptarse tanto a eventos masivos como a ferias, congresos y expos. Estas son sus principales funcionalidades aplicables al segmento de eventos:
- Recepcionista virtual: Un asistente digital que guía al visitante paso a paso.
- Registro digital con fotografía y datos del visitante.
- Kiosco digital interactivo, ideal para entradas múltiples.
- Integración con acceso QR para agilizar el check-in.
- Panel de control para organizadores con reportes y notificaciones.
- Integración con CRM y bases de datos del evento.
- Sistema de seguridad con listas negras y accesos restringidos.
Casos prácticos: ¿cómo lo usan otros eventos?
Congreso de Marketing Digital
Gracias al pre-registro online y al uso de acceso QR, se logró registrar a más de 2,000 asistentes en menos de 1 hora, sin filas.
Expo de Tecnología
Usaron el kiosco digital con recepcionista virtual y lograron automatizar todo el proceso de entrada, ahorrando más de 40% en personal de recepción.
Evento corporativo B2B
Con el software de control de acceso de Ordil, cada ingreso quedó registrado con foto y nombre, brindando total trazabilidad para los organizadores.
La entrada también es parte de la experiencia
Hoy, más que nunca, el registro de visitas en un evento debe ser ágil, seguro y moderno. No se trata solo de ahorrar tiempo, sino de crear una experiencia de valor desde el primer contacto.
Con Ordil, no solo eliminas filas. Transformas la entrada en un momento memorable y profesional.
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