Organizar un evento, congreso o expo no es tarea fácil. Detrás de cada experiencia impecable hay una gran cantidad de procesos logísticos que deben ejecutarse con precisión, especialmente en la etapa de recepción y registro de visitas. Sin embargo, muchas empresas siguen invirtiendo en soluciones tradicionales y costosas, como personal de recepción para controlar el acceso.
En este artículo te mostraremos por qué reemplazar recepcionistas con tecnología no solo es viable, sino también la clave para ahorrar miles de pesos en tu próximo evento, sin perder calidad ni experiencia. Además, conocerás los beneficios de implementar soluciones como kioscos digitales, registro digital y software de control de acceso para optimizar al máximo tus recursos.
El problema con el modelo tradicional de registro de visitas
Usar un libro de visitas en papel, formularios manuales o recepcionistas físicos puede parecer funcional, pero en realidad representa un gran número de ineficiencias y costos ocultos:
- Largas filas de espera en el acceso
- Registro manual con errores humanos
- Gasto continuo en sueldos y capacitaciones
- Baja trazabilidad de datos
- Mala experiencia para los asistentes
Todo esto impacta negativamente la imagen de tu marca y la satisfacción del visitante. Peor aún si hablamos de eventos masivos, donde el volumen de personas puede colapsar cualquier método manual.
Recepcionista virtual y kioscos digitales
Gracias a la digitalización de procesos, hoy es posible eliminar por completo la necesidad de contar con personal físico para el registro. Plataformas como ORDIL ofrecen un completo sistema de control de visitantes que combina:
- Kioscos digitales interactivos
- Software de control de acceso
- Acceso con QR personalizado
- Recepcionista virtual basada en inteligencia artificial
- Integración con sistemas de notificaciones por email y WhatsApp
Esto convierte el registro digital en una experiencia eficiente, segura y moderna.
Beneficios económicos de digitalizar el acceso
1. Ahorro directo en sueldos
Un evento con 3 recepcionistas puede costarte fácilmente más de $20,000 MXN en sueldos por evento. Con un kiosco, haces una inversión única o renta económica por dispositivo, y listo: cero prestaciones, cero rotación, cero errores humanos.
2. Reducción de errores y retrabajos
El sistema ORDIL valida datos como nombre, empresa, foto e incluso detecta rostros, evitando errores y retrabajos que retrasan la operación.
3. Mejora de la imagen del evento
Usar tecnología avanzada posiciona a tu evento como profesional, innovador y organizado. Esto atrae a patrocinadores, asistentes y prensa.
4. Trazabilidad para toma de decisiones
Con el registro digital puedes exportar en segundos informes con datos reales, ideal para hacer seguimiento, encuestas o medir el éxito del evento.
Control de visitantes en tiempo real
Uno de los mayores beneficios de plataformas como ORDIL es el acceso controlado en tiempo real. Cada visitante que entra o sale queda registrado y asociado a un código QR único, que puede ser escaneado desde su celular. Esto garantiza:
- Que nadie acceda sin autorización
- Registro de hora de entrada y salida
- Notificaciones automáticas al anfitrión
- Auditorías post-evento más precisas
Casos de uso: eventos masivos sistema automatizado
En muchas exposiciones y congresos, el proceso de recepción y registro todavía depende de al menos 6 recepcionistas contratadas de tiempo completo. Esto no solo implica un alto costo mensual en sueldos, sino también gastos adicionales por ser empleos fijos:
- Aguinaldo (15 a 30 días)
- Vacaciones pagadas + prima vacacional
- Seguro social (IMSS)
- Vales de despensa o bonos por evento
- Pago de horas extra (fines de semana)
El resultado: un gasto superior a $790,000 pesos al año solo en personal de acceso.
Alternativa usando Ordil: Escenario híbrido
Con solo 3 kioscos digitales ORDIL y 3 recepcionistas, puedes automatizar la mayor parte del proceso, reducir filas y mantener una atención personal cuando sea necesario. Esta combinación reduce los costos anuales a aproximadamente de $430,200 pesos, generando un ahorro inmediato de más del 54% al segundo año de la inversión mejorando al mismo tiempo la calidad y el control de el evento.
Ventajas competitivas del software de ORDIL
- Se instala en tablets Android o kioscos físicos
- Personalizable por tipo de evento
- Interfaz intuitiva y amigable para el usuario
- Compatible con distintas sedes y entradas simultáneas
- Alta escalabilidad para eventos pequeños o masivos
Optimiza cada parte del flujo con acceso digital
No se trata sólo de eliminar personal. Se trata de integrar todo un sistema para eventos que fluya desde el pre-registro hasta el análisis final:
- Pre-registro online con envío de QR personalizado
- Ingreso con kiosco digital al llegar al evento
- Registro automático y notificación al anfitrión
- Control de salida y cierre de visita
- Reporte final exportable por fecha, nombre o empresa
Conclusión: el futuro es digital
Seguir invirtiendo en recepcionistas para eventos es como imprimir entradas en papel: costoso, lento y propenso a errores. Si quieres ahorrar miles de pesos, mejorar la experiencia del asistente y proyectar una imagen moderna, la solución es clara: digitaliza tu proceso de registro con herramientas como ORDIL.
Haz que tu próximo evento sea inolvidable desde el primer contacto. Invierte en tecnología, no en complicaciones.
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